テレアポのやり方と全7ステップの手順
この記事の要点
- アポ獲得率は架電全体の1%〜3%程度が標準的な水準となる
- 全7ステップの手順に沿って事前準備から記録までを標準化する
- 売り込まず15分の情報提供を打診し二者択一で日程を決める
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テレアポの基本的なやり方は、精度の高いリストを準備し、受付突破と担当者への価値提示をパターン化したトークスクリプトに沿って進めることです。成約率を高めるには、電話口で売り込まずに「情報提供の面談機会をもらうこと」に目的を絞り、全7ステップの手順を忠実に実行することが最短の道となります。
テレアポの基本手順と全体像【全7ステップ】
新規開拓におけるテレアポは、行き当たりばったりに電話をかけるのではなく、正しい順番で事前準備と検証を繰り返す仕組み化が重要です。全体の流れは次の7つの手順で進めます。
- ターゲットの選定と営業リストの作成
- トークスクリプト（台本）の作成と改善
- 受付対応のパターン化と突破
- キーマン（担当者）への挨拶とフックトーク
- 課題のヒアリングと興味付け
- 日程調整の打診と確定
- 通話記録の入力と次回アクションの設定
これら7つのステップを分解して理解することで、どの段階で断られているのかボトルネックを特定しやすくなります。
ステップ1：ターゲット選定と営業リストの作成
テレアポの成果の半分以上は、電話をかける前段階の「営業リストの精度」で決まります。自社の商材が最も役立つ業界・企業規模・地域を絞り込みます。
自社と関連性の低い企業へ闇雲に電話をかけても、担当者につながる確率は上がりません。企業の公式情報や行政データを確認しながら、アプローチ先をリスト化します。中小企業の動向や産業構造を把握する際は、中小企業庁が公開している白書や統計情報を確認すると、対象業種が抱える一般的な課題を掴みやすくなります。
リストには社名や代表電話番号だけでなく、想定される決裁者の部署名や、直近の採用活動・事業展開の動向をメモしておくと、通話時のフックとして活用できます。
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トークスクリプトは、単なる原稿ではなく「会話の分岐図」です。相手の反応に合わせて次の発言を選べる構造にしておきます。
スクリプトに盛り込む4つの要素
- 挨拶と名乗り（社名・氏名・用件の簡潔な提示）
- 受付向けのフレーズ（担当部署への取り次ぎ依頼）
- 担当者向けの価値提示（同業他社での改善例や情報提供）
- 日程候補の提示（二者択一法による日時の指定）
電話口で商材の機能や仕様を長々と説明しようとすると、警戒されて断られる原因になります。テレアポの目的は「契約」ではなく「15分〜30分の打ち合わせ枠の確保」であると割り切ることがポイントです。
ステップ3：受付突破のコツとフレーズ
多くのBtoB企業では、代表電話にかけると受付担当者や総務スタッフが最初に対応します。ここで営業電話だと見抜かれて断られるケースが大半です。
受付を通過しやすい話し方
受付対応では、過度に丁寧になりすぎず、すでに連絡を取っているかのような落ち着いたトーンで用件を伝えます。
- 「営業のご案内でお電話しました」ではなく「〇〇の件で、マーケティングご担当の責任者様はいらっしゃいますでしょうか」と具体的に伝える
- 担当者の名前が分からない場合は、役職や管轄部署をピンポイントで指定する
- 「不在です」「営業はお断りしています」と言われた場合は、戻り予定時刻を確認するか、別のアプローチ手段（メール送付の可否）に切り替える
売り込み姿勢を出さず、業務連絡のようなトーンで話すことで、取り次ぎ率は10%〜20%程度改善します。
ステップ4：キーマン（担当者）への導入トーク
担当者につながった直後の10秒間で、相手は「話を聞く価値があるか」を判断します。
「今お時間よろしいでしょうか」と尋ねると、反射的に「忙しい」と断られる確率が高くなります。まずは「突然のお電話で恐れ入ります。〇〇業界の企業様向けに、業務効率化の事例をご紹介しておりまして、1分だけよろしいでしょうか」と、拘束時間を明示して承諾を得るのが有効です。
ステップ5：課題ヒアリングと興味付け
担当者が電話口にとどまってくれたら、一方的に話さず、相手の現状について短い質問を投げかけます。
例えば「現在、営業管理の面で集計作業などに手間がかかっているといった課題はございませんか」と投げかけます。「実はここが一番大変だった」と後から振り返る営業担当者が多いのが、この「相手に話してもらう空気づくり」です。沈黙を恐れて自社のPRばかり話してしまうと、相手の関心は急速に薄れてしまいます。
相手が「確かに少し手作業が多い」などと課題を口にしたら、「まさにそうした課題を抱えていた同業他社様が、運用を見直して作業時間を削減された事例がございます」と接続します。
ステップ6：日程調整の打診
興味付けができた段階で、即座に面談の打診へ移行します。
二者択一法で確定させる
「一度お会いできませんか」とオープンに聞くと、相手はスケジュール帳を確認して考える負担を感じてしまいます。
- 「来週の火曜日の午後か、木曜日の午前中でしたら、どちらがご都合よろしいでしょうか」
- 「オンラインで15分ほど画面を共有しながらご紹介できればと存じます」
このように、日時を2候補に絞り、オンラインで短時間という心理的ハードルの低い提案を行うことで、承諾率を高められます。
ステップ7：通話記録と次回アクションの管理
電話が終わったら、すぐに結果を記録します。不在だったのか、担当部署が違ったのか、どのフレーズで断られたのかを詳細に残します。
「現在は繁忙期のため3ヶ月後なら検討できる」という回答を得られた場合、その時期に再度連絡を入れます。テレアポの成果は、新規でかける電話だけでなく、こうした「再コール」の積み重ねによって大きく伸びていきます。
テレアポの平均数値とコール数の考え方
テレアポを運用するにあたり、一般的な歩留まりを把握しておく必要があります。業界や商材単価によって変動しますが、BtoBにおける標準的な数値の幅は以下のとおりです。
- 担当者接続率：架電数に対して15%〜30%程度
- アポイント獲得率：架電数に対して1%〜3%がおおよその目安
- アポイント獲得率（担当者通話ベース）：接続数に対して5%〜10%程度
例えば1件のアポイントを獲得するには、30件〜100件程度の架電が必要になる計算です。1日あたり50件〜80件ほど発信できる体制を組むと、安定したリード創出につながります。
よくある失敗例と改善策
成果が出ない現場で頻発する失敗には、明確な共通点があります。
早口でまくしたててしまう
緊張や断られたくない心理から、スクリプトを一気に読み上げてしまうケースです。電話は対面よりも情報が伝わりにくいため、対話の速度を相手のペースに合わせ、ワントーン低めの声で落ち着いて話すことが重要です。
会社名や商品名が分かりにくい
冒頭の名乗りが不明瞭だと、相手に不信感を与えます。最初の名乗りは、母音を意識してはっきりと発音します。
断りをすべて真に受けて諦める
「結構です」という言葉は、商品が不要なのではなく「今は忙しくて対応できない」という合図であるケースが少なくありません。「失礼いたしました。お忙しいところ恐縮ですので、資料をメールでお送りするだけでもよろしいでしょうか」とワンクッション挟むことで、次の接点を残せます。
適切な準備と検証を繰り返しながら、チーム全体の獲得率向上を目指しましょう。
よくある質問
- Q. テレアポの1日の架電数は何件くらいが適切ですか？
- A. 専任担当者の場合、1日あたり60件〜100件程度が一般的な架電数です。リストの確認や通話後の入力作業を含めると、1時間に10件〜15件前後の発信が持続可能なペースとなります。
- Q. 受付で「営業はお断りしています」と言われたらどう対応すべきですか？
- A. 無理に食い下がらず一度受け止め、既存の取引先への連絡と誤解されないよう配慮しつつ、情報提供の資料送付先を確認するか、別の日時や部署へのアプローチに切り替えるのが安全です。
- Q. テレアポに最適な時間帯はありますか？
- A. BtoB営業では、始業直後の落ち着いた時間帯（10時〜11時30分頃）や、外出から戻る夕方（16時〜17時30分頃）が担当者につながりやすい傾向があります。業界の稼働サイクルに合わせることが重要です。
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